Contabilidad Analítica

Hoy en día muchas empresas, tanto grandes, medianas y pequeñas, tienen acceso a más canales de distribución de venta, un ejemplo claro es el auge del comercio online, esto a su vez hace que cada empresa vaya evolucionando tanto en su estrategia de venta, como en el propio producto o servicio que ofrece, agregando otros que antes no existían o mejorando el que ya tienen o incluso se abren nuevas líneas de negocio que en el algunos casos poco tiene que ver con producto o servicio inicial, entonces se dice que se amplía o se diversifica las líneas de negocio de la empresa.

Cuando esto se da, no solo es importante llevar una buena contabilidad financiera, la cual refleja hechos reales que afectan a la empresa a nivel general y que regularmente tiene un uso de carácter externo e interno, sino que también es importante llevar una contabilidad analítica que nos permita conocer de manera separada los ingresos, gastos y sobre todo la rentabilidad de cada línea de negocio, llámese producto, servicio, zona geográfica, etc., y así conocer mas nuestro negocio, analizar sus puntos fuertes y sus puntos débiles y sobre todo tener elementos para tomar decisiones, que eso en una empresa del tamaño que sea es de vital importancia.

¿Qué es la contabilidad analítica?

La contabilidad analítica, también llamada contabilidad de costes, de gestión, interna, etc., es la que nos permite separar el negocio global distribuyendo los gastos e ingresos en cada línea de negocio, departamentos o secciones de la empresa.

En otras palabras, se trata de una contabilidad interna, hecha por y para la empresa, cuyo objetivo es obtener un informe interno con todas las mediciones y datos obtenidos que ayude a tomar las mejores decisiones empresariales.

¿Para que se utiliza?

Como mencionamos en el párrafo anterior, se utiliza como una herramienta importantísima para poder tomar decisiones en la empresa, analizando y valorando la información que de esta contabilidad emana, como son:

• Ingresos por línea de negocio, que nos permitirá saber que tipo de producto, servicios, zona, etc. Que mas ingresos nos reporta.
• Gastos, en este caso los dividimos en 2 gastos principales:
  • Gastos directos. – que son los que están afectos directamente a cada línea de negocio, como por ejemplo, en una empresa que distribuye un producto, su gasto directo sería el precio compra de dicho producto, pudiendo haber otros costes directos.
  • Costes indirectos. – Son los costes que afectan a todas las líneas de negocio o que por su complejidad, es difícil imputar el coste exacto a cada línea de negocio. Estos costes también suelen llamarse costes de estructura, un ejemplo puede ser el alquiler del local ó la factura de luz, etc.,
• Margen bruto.- Es el Margen o beneficio que nos deja cada línea de negocio considerando los únicamente los costes directos.
• Beneficio Bruto.- También conocido como EBITDA en sus siglas en inglés, pero que se traduce en el beneficio bruto del negocio global antes de impuestos, amortizaciones y otros costes que no tienen nada que ver con el negocio pero que son necesarios u obligatorios.

¿Es obligatoria?

A diferencia de la contabilidad financiera que si es obligatoria para todas las sociedades y que está regulada en el Plan General Contable y Código de Comercio, la contabilidad analítica no se rige por ninguna ley y se adapta a las necesidades de la empresa, por tal motivo es de uso exclusivamente interno.

¿Cómo funciona?

Se diseña la estructura o líneas de negocio que se quieren analizar y/o sacar la rentabilidad, por ejemplo, por líneas de negocio, luego se analizan todos los gastos de la empresa y regularmente se crea un centro de costes donde irán imputados cada gasto a cada una de las líneas ya sea en su totalidad o proporcionalmente. Una vez separados tanto ingresos y gastos de la manera antes mencionada irán a un P&L (Profit and los) que no es más que un reporte de Pérdidas y Ganancias en español a nivel analítico. Además de esto habría que considerar ciertos datos o sucesos que dependerán de la actividad de la empresa (variación existencias, albaranes pendientes de facturar, etc.)

¿Qué ventajas me ofrece?

Toda empresa o negocio está pensado para obtener un beneficio económico derivado de la actividad que ofrece o servicio que presta, cuando se tienen varios productos es importante saber que producto me deja mas margen y que producto me deja menos, ya que sabiendo esto, puedo tomar decisiones estratégicas como las de dejar de vender un producto y centrarme mas en otro para aumentar las ventas y en consecuencia el beneficio. Esto solo lo podemos saber si llevamos una contabilidad analítica o de costes, esta sería la principal ventaja que me ofrece el llevarla en comparación con la contabilidad financiera.

¿Qué diferencia hay entre la contabilidad Financiera y la Analítica?

En el siguiente cuadro podemos ver las diferencias entre una y otra:

¿Quién se encarga de preparar la contabilidad Analítica?

Regularmente la contabilidad analítica o de costes emana de la contabilidad financiera, pero no directamente, antes hay que implementar ciertos procesos, para poder separar y “codificar” cada operación en base a un catalogo de centro de costes y líneas de negocio previamente estructurada, hoy en día todos los software contables ofrecen la posibilidad de llevar este tipo de contabilidad, por lo que si se alimenta correctamente cuando se realizan los registros contables, podemos obtener la información necesaria para realizar dicha contabilidad. Esto aunque parece fácil de hacer, requiere de un buen análisis inicial, una vez que esto es té automatizado, cualquier persona encargada de la contabilidad de la empresa puede hacer los registros de la contabilidad analítica y preparar los informes correspondientes.  Ahora bien, una vez preparado dichos informes, esto requieren de una análisis estratégico que solo personas cualificadas en el área puede realizar para poder presentarlas a los directivos de la empresa y ellos puedan tomar la decisiones mas oportunas.